In mezzo alle tante, continue distrazioni di ogni giorno, restare concentrati e portare a termine i compiti da svolgere non è facile. Ma anche organizzare i vari impegni della sfera privata e professionale è una vera e propria sfida. Per non parlare della titanica impresa di ritagliare qualche momento per se stessi nella frenesia del quotidiano. Cosa accomuna tutte queste attività e ha un ruolo chiave nella loro riuscita?
La risposta è il tempo. O per meglio dire, un buon uso del tempo. La capacità di utilizzare al meglio le ore della giornata è alla base della produttività in ogni ambito dell’esistenza ed è un elemento chiave nella gestione degli appuntamenti che scandiscono il quotidiano. Ma non solo. Il time management è ciò che in definitiva permette di avere una vita “piena” di significato. Perché il problema non sono le ore che non bastano mai, ma il fatto che vengono impiegate male.
La buona notizia è che cambiare le cose è possibile (anche se non esiste una formula magica). Qui trovate 5 consigli risolutivi (o quasi) su come non sprecare tempo ed essere davvero efficienti.
Programmare (con elasticità)
La chiave di tutto per non sprecare tempo? Programmare. Anche se sembra scontato e banale, nella quasi totalità dei casi in cui le ore “non bastano”, il problema è la mancanza di una tabella di marcia.
Prima di iniziare una qualunque attività è necessario stabilire degli obiettivi e identificare un piano di azione per raggiungerli. Questo vuole dire avere consapevolezza non solo di cosa si vuole ottenere, ma anche delle risorse a disposizione, del modo e del tempo per riuscirci. Tutte insieme, queste informazioni permettono di definire un programma, che deve essere dettagliato, ma anche flessibile.
Nella definizione di una tabella di marcia, l’elasticità è un elemento fondamentale, perché consente di adattarsi agli imprevisti, di reagire in maniera positiva e in ultima istanza di non restare bloccati e non sprecare tempo.
Eliminare le distrazioni
Di nuovo, sembra lapalissiano. Eppure, non lo è. Nella società iper tecnologica e iper connessa di oggi, eliminare le distrazioni significa (anche) rinunciare a una serie di abitudini che all’apparenza sembrano innocue o addirittura utili, ma in realtà causano lo spreco di una grande quantità di tempo.
Per esempio, tenere aperti i social sul computer o lavorare contemporaeamente su più dispositivi non aumenta la produttività, bensì danneggia la concentrazione, frammenta le attività e porta a perdere intere ore senza rendersene conto.
Più in generale, eliminare le distrazioni significa creare un ambiente di lavoro a prova di interruzioni, che possono arrivare dall’esterno, ma anche da alcuni comportamenti che vengono messi in pratica in modo più o meno consapevole.
Promuovere il cambiamento (e accoglierlo)
Il modo sicuro per sprecare tempo? Continuare ad agire in una certa maniera “perché si è sempre fatto così”. La capacità di promuovere e accogliere il cambiamento è fondamentale per superare gli ostacoli ed evitare di restare bloccati in un loop di inefficienza.
Un’obiezione che viene opposta spesso (per non dire sempre) a questo approccio è che innovare richiede tempo e di rado si concretizza in un vantaggio immediato. Ma per l’appunto, i risultati arrivano. Dunque, non solo non si spreca tempo, ma si evolve in direzione di una soluzione più efficace a un problema, con ricadute positive a ogni livello.
Non rimandare
“Non rimandare a domani quello che puoi fare oggi” recita la saggezza popolare. E come sempre, offre una grande verità.
La (cattiva) abitudine di procastinare non solo non serve a nulla, perché non elimina i problemi e non trova soluzioni, ma porta a sprecare tempo nell’inutile attesa che accada “qualcosa”. In aggiunta a ciò, spesso e volentieri genera un loop di pensieri negativi e depotenzianti che minano la fiducia in se stessi e generano frustrazione e ansia.
Imparare una tecnica di time management
Il time management è una competenza e come tale può essere acquisita, sviluppata e migliorata in maniera continua. Dunque, chi fatica (o è un vero e proprio “disastro”) a restare concentrato e a stabilire e seguire una tabella di marcia non deve disperare.
Per imparare a gestire il tempo esistono diversi metodi ad hoc, il più famoso dei quali è la “tecnica del pomodoro” messa a punto da Francesco Cirillo. Il nome bizzarro dipende dal fatto che il suo inventore l’ha sviluppata utilizzando un timer da cucina a forma di pomodoro. Ma le apparenze non devono ingannare, perché è davvero efficace.
In pratica, la tecnica del pomodoro scandisce il tempo in intervalli di lavoro di 25 minuti (“pomodori”) e pause di riposo di 5 minuti e prevede una interruzione di 20/30 minuti ogni 4 “pomodori”. Se viene rispettata con precisione, questa (semplice) alternanza di attività genera un circolo virtuoso di “impegno” e “ricompensa” che non solo facilita la concentrazione, ma la migliora. E in definitiva, permette di ottimizzare il tempo e non sprecarlo.
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